In aggiornamento

DENOMINAZIONE – SOGGETTO ORGANIZZATORE
Art. 1 Musika Expo (a seguire, anche «Manifestazione»), prodotta da BOOM S.r.l.s. (a seguire, anche «Organizzazione/Organizzatore») con sede legale in Via F. Conforto, 5/7 00146 Roma, Codice Fiscale /Partita Iva 16751801008.

SEDE, DATA, ORARI, INGRESSI VISITATORI
Art. 2 – La Manifestazione avrà luogo presso Palazzo dei Congressi, con sede in Roma, Piazzale Kennedy, 1 – Ingresso da Via della Pittura, 50 il giorno Sabato 12 e Domenica 13 Ottobre 2024;
L’orario di accesso dei visitatori sarà dalle ore 10:00 alle ore 19:30 per la zona espositiva e fino alle 20,30 per gli eventi live.

PROFILI ESPOSITIVI AMMESSI ALLA PARTECIPAZIONE
Art. 3 – Sono ammessi a partecipare:
Aziende che espongono prodotti e servizi di loro produzione o loro concessionari, rappresentanti esclusivi per l’Italia di aziende estere e/o distributori e produttori esteri.

  • Operatori professionali, semplici privati, commercianti di vendita al dettaglio, artigiani, collezionisti, liutai, scuole di musica, associazioni musicali, rivenditori online, stampa di settore, edizioni, abbigliamento, dischi, accessori e gadget.
  • Associazioni di categoria, gli enti economici e gli organismi che istituzionalmente svolgono azioni di promozione per il settore, attività di studio, informazione e divulgazione nel campo artistico.

Sarà possibile richiedere di ospitare all’interno del proprio stand altre aziende/brand non incluse nei propri cataloghi, dichiarandolo obbligatoriamente all’Organizzatore nel Modulo di adesione.

Ogni azienda/brand comporta un costo aggiuntivo di € 150,00.

Ogni responsabilità in conseguenza di ciò, nei confronti delle aziende ospitate sarà da intendersi a totale carico dell’azienda ospitante e/o ente promotore della collettiva.

PROCEDURA DI PARTECIPAZIONE
Art. 4 – Gli espositori che intendono aderire alla Manifestazione possono farne richiesta inviando in formato pdf alla mail produzione@musikaexpo.it , il modulo di adesione e il seguente “Regolamento Generale” debitamente compilati e sottoscritti insieme alla copia del versamento dell’acconto pari al 50% dell’importo sottoscritto.

Una volta inviata la documentazione richiesta, l’Organizzatore valuterà la richiesta e, se accettata, la documentazione costituirà un contratto ufficiale di partecipazione alla manifestazione.

Il mancato rispetto di questa scadenza potrebbe pregiudicare la partecipazione alla manifestazione.

Art. 5 – In caso di non accettazione della domanda saranno comunicate le motivazioni e sarà restituito quanto già versato, senza interessi.

Art. 6 – L’accoglimento o il diniego della domanda di partecipazione saranno comunicati a mezzo email dall’Organizzatore.

ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO GENERALE
Art. 7 – Con la firma del Modulo di Adesione, l’Espositore si impegna a partecipare alla manifestazione nello stand che gli verrà assegnato e ad accettare senza riserve il presente regolamento e tutte le prescrizioni integrative che verranno adottate, in qualsiasi momento, dall’Organizzatore nell’interesse generale della manifestazione.

RECESSO, CESSIONE, RINUNCIA, ABBANDONO

Art. 8 – RECESSO ORGANIZZATORE

Le parti concordano che all’Organizzatore verrà riservata la facoltà di recedere dalla proposta di partecipazione controfirmata qualora:

– L’azienda non abbia versato l’anticipo e/o saldo indicato al momento dell’invio della proposta controfirmata o entro i termini previsti.

– Sopraggiunte cause di forza maggiore

La cessione, anche a titolo gratuito, totale o parziale, degli spazi espositivi è tassativamente vietata.

L’Espositore che, dopo aver presentato la domanda di partecipazione, non sia in grado di partecipare alla fiera, indipendentemente da qualsiasi causa, è tenuto a darne comunicazione all’organizzatore. La rinuncia e l’abbandono, da qualsiasi motivo determinati, non daranno diritto al rimborso di quanto già versato.

Gli Espositori che non avranno occupato la propria area o iniziato il loro allestimento nel giorno precedente la manifestazione, verranno considerati inadempienti ad ogni effetto e ciò comporterà la risoluzione di diritto del contratto ai sensi dell’1456 c.c., fatti salvi i maggiori danni, non avranno diritto alla restituzione del canone sottoscritto (e/o di nessuna ulteriore somma eventualmente versata); in tale ipotesi l’Organizzatore avrà inoltre facoltà di utilizzare la suddetta area anche attraverso assegnazione ad altri interessati.

L’Organizzazione si riserva di autorizzare alcuni espositori ad allestire la mattina dell’evento con l’obbligo di concludere le fasi di allestimento entro e non oltre le ore 9. Tale concessione è riservata a specifiche categorie di Espositori con soluzioni espositive di piccole dimensioni e deve essere concordata anticipatamente con l’Organizzatore.

ASSEGNAZIONE DEGLI SPAZI ESPOSITIVI

Art. 9 – L’assegnazione degli spazi espositivi viene decisa dall’Organizzatore, tenuto conto dell’interesse generale dell’esposizione, della superficie richiesta e, nei limiti del possibile, delle preferenze dell’Espositore.

Si fa altresì presente che la planimetria (ALLEGATO A) ha carattere provvisorio in quanto le aree e gli stand circostanti lo spazio assegnato potrebbero subire delle variazioni.

Anche in caso di accettazione della proposta controfirmata, l’Organizzatore si riserva tuttavia la possibilità di spostare, variare o modificare l’area assegnata, nell’interesse e per la buona riuscita della Manifestazione dandone comunicazione preventivamente all’Espositore.

SPEDIZIONI, ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO

Art. 10 – SPEDIZIONI DA/A

Gli espositori possono inviare il loro prodotti tramite corriere presso il nostro magazzino dal 7 al 10 ottobre 2024, indicando in bolla: Nome Azienda ℅ Musika Expo 2023 all’attenzione di Augusto Cherubini.
La spedizione deve essere comunicata a Augusto Cherubini tramite email all’indirizzo: a.cherubini@musikaexpo.it allegando copia della bolla di spedizione.

La Produzione comunicherà l’indirizzo di spedizione almeno 30 giorni prima dell’evento.

La produzione si occuperà di trasportare le merci direttamente a Palazzo dei Congressi venerdì 11 ottobre.

L’Espositore è tenuto a verificare che la consegna sia pervenuta entro le ore 18 di giovedì 10 ottobre. La mancata consegna della merce e la conseguenziale impossibilità di allestimento dello stand non costituisce motivo di rimborso delle somme versate.

L’Espositore dovrà prevedere il ritiro tassativo entro e non oltre lunedì 14 Ottobre 2024 entro le ore 14.

Art. 11 – ALLESTIMENTO

L’allestimento è consentito dalle ore 7:30 alle ore 19:00 del 11 Ottobre 2024, secondo piano lavori concordato.

Il trasferimento del materiale dal magazzino alla postazione espositiva saranno curate dall’Organizzatore, in collaborazione con l’Espositore.

L’espositore potrà utilizzare le proprie strutture di allestimento previo accordo con l’Organizzatore.

Art. 12 – DISALLESTIMENTO

Il disallestimento è consentito dalle ore 19.00 del 13 Ottobre 2024 fino a completamento e ripristino degli ambienti di Palazzo dei congressi entro le ore 24.

Esclusivamente per alcuni espositori sarà possibile continuare il disallestimento lunedì 14 ottobre, concordando con l’Organizzatore le modalità e le tempistiche.

Si consiglia di portare carrelli di vostra proprietà con ruote gommate, in quanto non verranno forniti in loco. È necessaria la comunicazione relativa al giorno e orario in cui si intenderà effettuare l’allestimento e si precisa che le sale espositive verranno sorvegliate durante la notte, senza con ciò assumere alcuna responsabilità per eventuali furti o danni derivanti anche da caso fortuito a beni presenti esposti negli spazi espositivi.

TARIFFE STAND/AREE EXPO e DOTAZIONI BASE

Art. 13 – Il prezzo degli spazi è indicato in Allegato A del presente regolamento e dovrà essere inserito nel “Modulo di Adesione”.

L’esposizione è consentita esclusivamente nelle aree e spazi sottoscritti nel “Modulo di Adesione”. L’area espositiva nelle “zone condivise” sarà evidenziata con segnaletica sul pavimento.

La quota di partecipazione comprende esclusivamente: affitto area e/o sala espositiva, dotazione e pass come indicato in ALLEGATO A, vigilanza generale notturna e diurna, punto corrente elettrica come indicato in progetto, pulizie generali, diritti Siae e assicurazione.

Sono esclusi servizi di: spostamento imballi da/a magazzino ad area espositiva, allestimenti interni alle sale e spazi espositivi.

L’Organizzazione fornisce consulenza e strutture personalizzate di allestimento su richiesta degli espositori.

BADGE ESPOSITORI e PASS ARTISTI

Art. 14 – L’Organizzatore mette a disposizione di ogni Espositore pass/badge in numero proporzionale ai mq. occupati come da ALLEGATO A, per il personale addetto all’esposizione.

I Pass Artisti sono esclusivamente per gli artisti coinvolti sui palchi ufficiali della manifestazione.

L’Organizzatore non fornirà pass aggiuntivi per artisti o ospiti dell’espositore.

E possibile acquistare pass aggiuntivi o biglietti ospiti scrivendo a produzione@musikaexpo.it.

Il pass/badge consente l’ingresso/uscita alla manifestazione ed è corredato da un braccialetto “monouso” che deve essere obbligatoriamente indossato all’ingresso della manifestazione il giorno dell’evento.

Il pass/badge è strettamente personale e non può essere ceduto neppure momentaneamente.

Il pass/badge deve essere ritirato entro e non oltre le ore 15 del 11 ottobre 2024 in fase di allestimento fatto salvo gli espositori autorizzati ad allestire la mattina dell’evento che dovranno ritirare i badge presso la biglietteria prima di accedere nella struttura o segnalare alla biglietteria la lista di pass/badge da consegnare successiva all’orario di apertura.

I nominativi devo essere comunicati entro e non oltre 27 settembre 2024.

TERMINI E MODALITA’ DI PAGAMENTO

Art. 15 – Il versamento dell’anticipo e successivo saldo per l’importo indicato sul “MODULO DI ADESIONE” controfirmato dovrà essere effettuato tramite bonifico bancario intestato a BOOM S.r.l.s

Coord. Bancarie:

Codice IBAN – IT76B0306903293100000015838

Codice BIC /SWIFT – BCITITMM

indicando nel versamento la causale “ANTICIPO (o saldo) MUSIKA EXPO 2024” e nome dell’azienda partecipante.

Al ricevimento dell’anticipo verrà emessa fattura corrispondente all’importo versato.

Il saldo dovrà essere effettuato entro e non oltre il 13 settembre 2024.

PAGAMENTO SERVIZI TECNICI SUPPLEMENTARI

Art. 16 – Il pagamento dei servizi supplementari richiesti successivamente all’invio del “MODULO DI ADESIONE” controfirmato e di qualunque spesa che l’Organizzatore dovesse sostenere per conto degli Espositori partecipanti dovrà essere effettuato anticipatamente, tramite bonifico bancario.

RESPONSABILITÀ

Art. 17 – L’Espositore si assume ogni responsabilità per i danni causati personalmente e/o dai proprio collaboratori e/o persone comunque ad essi riconducibili, durante l’evento e/o nelle fasi di allestimento o disallestimento del proprio spazio espositivo, manlevando l’organizzazione da ogni e qualsivoglia pretesa di terzi in relazione alla violazione degli obblighi di cui al presente Regolamento.

VIGILANZA – ASSICURAZIONE

Art. 18 – Per chi allestirà i propri spazi espositivi il giorno precedente Venerdi 11 Ottobre 2024, l’organizzatore provvederà ad un servizio interno di vigilanza generale notturna delle aree impegnate per la Manifestazione, senza con ciò assumere alcuna responsabilità per eventuali furti o danni derivanti anche da caso fortuito a beni presenti esposti negli spazi espositivi. La custodia e la sorveglianza degli spazi espositivi competono esclusivamente ai singoli Espositori per tutta la durata della Manifestazione. Si raccomanda, pertanto, ai predetti di essere presenti nel proprio spazio espositivo per tutta la durata dell’orario di apertura della sede, in quanto unicamente sugli espositori incombe l’obbligo di vigilanza.

SICUREZZA

Art. 19 – Gli Espositori dovranno attenersi alle norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro, con particolare riferimento alla legge 123/07 e al DLgs 81/2008 e successive integrazioni, sia nelle fasi di allestimento che di svolgimento e disallestimento dell’iniziativa, impegnandosi a trasmettere e a far rispettare ai propri dipendenti e/o alle ditte impegnate per proprio conto nelle predette fasi, le norme sopraricordate.

L’Espositore è obbligato ad attenersi alle prescrizioni che le autorità di pubblica sicurezza e quelle preposte alla prevenzione degli incendi e degli infortuni dovessero emanare nei confronti dell’Organizzatore.

L’espositore ed i terzi per suo conto operanti nella sede espositiva debbono utilizzare personale in regola con le prescrizioni in materia previdenziale, infortunistica e del lavoro in genere.

PULIZIE

Art. 20 – L’organizzazione provvede alla pulizia generale delle corsie e dei piazzali nelle ore notturne e durante il giorno per la raccolta di rifiuti. I rifiuti dovranno essere deposti dagli Espositori in appositi contenitori per agevolare il più possibile la raccolta da parte del personale addetto.

DIRITTI S.I.A.E.

Art. 21 – Saranno a cura dell’organizzazione gli adempimenti presso la S.I.A.E.

AMPLIFICAZIONE e PROVA STRUMENTI

Art. 22 – Le sale “In Esclusiva” consentono la prova di strumenti amplificata e strumentazione a percussione. Tale concessione è regolamentata dalla regola generale di utilizzare volumi che non arrechino disturbo alle sale confinanti. Personale di sorveglianza sarà presente e segnalerà all’Espositore eventuali attività eccessive di emissione sonora, questo a garanzia di una corretta prosecuzione della manifestazione. L’Espositore sarà tenuto a moderare l’emissione di suono.

Nell’Area Silent è vietata qualsiasi forma di amplificazione. Sarà obbligatoria la prova in cuffie.

Nell’Area a volume controllato è permessa l’amplificazione con piccoli diffusori che permetta la regolare attività degli espositori confinanti.

ESIBIZIONE ARTISTI SU PALCO CONCERTI E SEMINARI, DEMO PRODOTTI

Art. 23 – Musika Expo predispone n° 8 palchi per i propri eventi così suddivisi:

  • Palco Concerti in auditorium da 800 posti
  • Palco Seminari
  • Palco Editoria, didattica e discografia
  • Palco Demo area volume controllato
  • Palco Demo area tastiere, synth e musica eletronica
  • Palco Demo area silent “liuteria” volume controllato
  • Palco esterno scuole di musica
  • Palco esterno Demo e Performance.

La direzione artistica dei concerti e seminari è diretta da: Lucrezio de Seta, E’ possibile presentare progetti che saranno valutati per l’inserimento in palinsesto scrivendo a direzioneartistica@musikaexpo.it.

Si specifica che le proposte dovranno essere progetti artistici consolidati e/o seminari didattici che abbiamo un programma di svolgimento.

Per le demo ogni azienda potrà presentare una proposta scrivendo a produzione@musikaexpo.it all’attenzione di Mirella Murri, specificando il nome dell’azienda, il prodotto da presentare e il nominativo del dimostratore. Le demo saranno assegnate con email di conferma fino ad esaurimento dei posti.

Ogni Demo ha la durata di 20 min. intervallati da 10 min. per il cambio palco.

DIVIETI E RESTRIZIONI – DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE

Art. 24 – Non sarà possibile per nessun motivo appendere o appoggiare alcun tipo di striscione o struttura alle pareti. Saranno ammesse, invece, strutture autoportanti di tipo Roll-Up da appoggiare a terra e Banner da appoggiare sui tavoli.

E’ vietato praticare fori, utilizzare collanti o deturpare in qualsiasi modo pareti, pavimenti o altra struttura di Palazzo dei Congressi, in caso di danneggiamenti sarà applicata una sanzione per i costi riparatori all’azienda occupante lo spazio.

Le insegne, i cartelli o i richiami pubblicitari collocati fuori dall’area assegnata non saranno ammessi.

ANNULLAMENTO – SOSPENSIONE MANIFESTAZIONE – RISOLUZIONE PER MUTUO CONSENSO

Art. 25 – Qualora la Manifestazione, per una qualsiasi causa anche indipendente dalle cause di forza maggiore, non possa avere luogo, la domanda di adesione perderà ogni effetto e il contratto si intenderà risolto per mutuo consenso; in tale ipotesi l’Organizzatore rimborserà al partecipante gli importi eventualmente già versati, ad esclusione di costi diretti sostenuti per attività e/o servizi specifici richiesti dall’Espositore.

Qualora, invece, la Manifestazione venga sospesa dopo l’orario di apertura per cause di forza maggiore, nessun rimborso è dovuto al partecipante;

RECLAMI

Art. 26 – Eventuali reclami relativi all’organizzazione della manifestazione dovranno essere immediatamente notificati per iscritto all’Organizzatore e comunque entro sette giorni dalla conclusione della Manifestazione. Reclami successivi non potranno costituire oggetto di controversia con l’Organizzatore.

INFORMATIVA E CONSENSO ex D. Lgs. 196/2003 e GDPR (Reg. UE 679/2016)

Art. 27 – Titolare del trattamento è Boom S.r.l.s. con sede legale in Via F. Conforto 5/7 – 00146- Roma (RM). I dati personali raccolti verranno utilizzati, esclusivamente ai fini dell’esecuzione di questo contratto e per le attività correlate all’evento, salvo esplicito consenso all’utilizzo per altre finalità richiesto più avanti. In tal senso, si invita a prendere visione per maggiori dettagli delle informative allegate.

FORO COMPETENTE E LEGISLAZIONE APPLICABILE

Art. 28 – Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione, validità e risoluzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva ed inderogabile il Foro di Roma. La legge applicabile è quella italiana. Si precisa che il testo ufficiale del regolamento generale è quello redatto in lingua italiana.